À retenir
- Cinq rubriques suffisent : interlocuteur, compte et chantier, besoin, prochaine action datée, points à confirmer.
- Une relance sans date n’est pas une relance : fixez le jour.
- Séparez ce qui est sûr de ce qui reste à vérifier.
- Restez factuel : pas de jugement sur les personnes, rien d’inutile au suivi commercial.
Les cinq rubriques d’un compte rendu utile
| Rubrique | Question à se poser | Exemple (location de matériel) |
|---|---|---|
| Interlocuteur | Qui ai-je vu, avec quelle fonction ? | Julien Marty, conducteur de travaux, Bâti Sud |
| Compte et chantier | Pour quelle entreprise, sur quel chantier ? | Bâti Sud Construction, Les Terrasses du Lez |
| Besoin | Quel matériel, combien, quand, combien de temps ? | Télescopique 14 m et deux mini-pelles 2,5 t, 4 mois dès novembre |
| Prochaine action | Qui fait quoi, et à quelle date ? | Rappeler jeudi 15 octobre pour le devis |
| À confirmer | Qu’est-ce qui n’est pas encore sûr ? | Date exacte de démarrage, loueur actuel des nacelles |
Les noms sont fictifs.
Pourquoi le faire sur place plutôt que le soir
Le soir, la mémoire trie : les détails qui font la différence, une date, une quantité, le nom d’un concurrent, disparaissent. Sur place, quelques secondes de voix suffisent à les fixer. La ressaisie du soir est aussi celle qu’on reporte : ce qui n’est pas saisi n’existe pas pour l’agence.
Ce que dit la CNIL sur les fichiers clients
Le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales rappelle que l’organisme ne doit collecter et utiliser que les données pertinentes et nécessaires à la gestion commerciale. En pratique, un compte rendu ne contient ni appréciation sur la personne, ni information sans rapport avec le suivi commercial. Les données d’un prospect non client peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de lui.
La méthode Horazio : dicter, vérifier, envoyer
- Dicter comme à un collègue : qui, quel chantier, quel matériel, quand rappeler.
- Structuration : Horazio transcrit la note et en tire les rubriques, rapproche le matériel de votre catalogue et les noms de vos comptes Salesforce.
- Vérification : chaque élément est marqué déjà dans Salesforce, nouveau ou à confirmer ; le commercial corrige.
- Envoi dans Salesforce : compte rendu, contacts, opportunité et relance datée.
Le cas du rendez-vous long
Pour un rendez-vous de vingt minutes ou plus, Horazio peut, en version pilote et avec l’accord des participants, enregistrer l’échange et en tirer un compte rendu à relire : besoins, prix discutés, concurrents cités, décisions et actions avec leur responsable. Le commercial relit, corrige et valide avant tout envoi.
Les limites
- Une transcription automatique peut mal comprendre un nom propre ou une référence : la relecture reste indispensable.
- Un compte rendu ne remplace pas un devis ni un engagement contractuel.
- L’enregistrement d’un rendez-vous suppose l’accord de chaque participant.
Questions fréquentes
Combien de temps doit prendre un compte rendu de visite ?
Sur place, une note vocale de trente secondes couvre l'essentiel : interlocuteur, chantier, besoin, prochaine action. Avec Horazio, la vérification prend ensuite quelques secondes avant l'envoi dans Salesforce.
Que ne faut-il pas écrire dans un compte rendu ?
Aucune appréciation sur la personne et aucune information sans rapport avec le suivi commercial. La CNIL rappelle de ne collecter que les données pertinentes et nécessaires à la gestion commerciale.
Faut-il toujours dater la prochaine action ?
Oui. Une relance sans date se perd. Fixez le jour, même approximatif, et marquez-la à confirmer si elle dépend du client ; Horazio la crée comme tâche datée dans Salesforce.
Combien de temps garder les données d’un prospect ?
Selon le référentiel de la CNIL, les données d'un prospect non client peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de lui.
Peut-on enregistrer un rendez-vous client ?
Seulement avec l'accord des participants. Horazio propose cette fonction en version pilote : le compte rendu produit est relu et validé par le commercial avant tout envoi.
Sources
- CNIL — Référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales, consulté le 13 octobre 2026.